Voor een goede organisatie van een congres of evenement is het noodzakelijk goed te luisteren naar de opdrachtgever. Vanuit hun visie ontstaat een concept waar uiteindelijk een totaalbeleving uit wordt gecreëerd. Waarbij rekening wordt gehouden met de wensen en behoeften van de opdrachtgever en/of deelnemers. Het inschakelen van een Professional Congress Organiser is essentieel zodat de opdrachtgever zich volledig op de inhoud kan focussen.
Wij adviseren en helpen u graag bij het uitbrengen van een bid voor uw internationale congres en het samenstellen van een bidboek in samenwerking met lokale partners. Mogelijke locaties, hotels, social events en uiteraard een concept budget komen hier uiteraard aan bod.
Selecteren en vastleggen van locatie(s), techniek, hotel en catering partners. Door ons uitgebreide netwerk is er altijd een bij uw congres passend voorstel te vinden. Het maken en bewaken van een project draaiboek met bijbehorende deadlines.
Aanspreekpunt voor (potentiële) deelnemers en sprekers. Wij faciliteren de online registratie van de deelnemers en sprekers van uw congres. Met alle daarbij behorende correspondentie.
Wij regelen indien nodig de vluchten, transfers en verblijf. Ook zorgen wij voor het vervaardigen van badges en andere congres materialen.
Online registreren en reviewen van abstracts met speciaal ontwikkelde software. Coördineren online reviewproces. We zijn aanspreekpunt voor alle abstract indieners en informeren hen over de uitslag van het reviewtraject. Vanuit deze software kunnen we het programma samenstellen een abstract boek, app en/of programmaboek vervaardigen.
Adviseren over het optimaal bereiken en informeren van uw doelgroepen. Indien gewenst het laten ontwerpen van een logo, advertenties en congreswebsite.
Adviseren bij het opstellen van sponsorpakketten. Het administratief afhandelen van gemaakte sponsorafspraken, zoals het opstellen van sponsorcontracten en facturen. Het coördineren van de sponsor exhibition.
Opstellen en bijhouden van de congresbegroting. Adviseren registratie fee. Verzorgen van tussentijdse rapportages en een afsluitend financieel rapport.
Verantwoordelijk voor de onsite uitvoering van het congres. Coördinatie van de registratiebalie, begeleiding van sprekers, sponsoren en deelnemers. Aansturen crew. Controleren van afspraken met locatie, technische assistentie, cateraars en andere leveranciers. Door onze deskundige voorbereiding beleven onze opdrachtgever en alle deelnemers een zorgeloos congres.
